财务工作堵点多?企业财务流程早该RPA自动化了

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  作为企业信息化、数字化转型过程中的重要角色,企业财务的积极转型,将改变并推动财务职能发挥更加灵活、深度的管理与增值作用。

  特别是伴随企业日益发展壮大,财务之间的往来变得更加频繁,过去的财务管理运营模式将难以适应新的业务要求。

  财务工作堵点多

  有财务人员曾调侃自己所处的行业属于“手动密集型”,一大原因则是财务处理的多项环节都较为依赖人工作业。

  财务工作手工重复性操作多且枯燥乏味,经常面临异常数据导致财务系统无法顺利关账等问题。财务录单、核算、报表填报、报表手工制作等基础工作不仅占用大量人员,大量重复工作还使得业务人员容易发生操作失误。

  尽管,根据不同时期、不同部门的管理需求,企业内部会为此构建多个信息系统(如会计核算系统、资金管理系统等)。然而,在如此多样的系统与程序之下,财务人员的效率依旧没有显著提升。

  究其原因,则是这些系统之间并没有形成集成协同,产生了多个信息系统的孤岛难题。

  而使用系统改造和API(应用程序接口)方式打通各个系统,形成数据集中和共享,往往投资成本高、部署周期长、对需求响应缓慢,短期解决难度较大。

  RPA重新定义财务工作

  RPA(机器人流程自动化)可依据预先设定的程序,由软件机器人代替人工执行大批量、可重复性的操作任务,以实现流程自动化。

  RPA应用于财务领域,可针对财务业务内容和流程特点,以自动化的方式(模拟人工操作)代替人工手动操作,辅助财务人员完成大量重复、枯燥、单一的基础业务,从而优化财务流程,提高业务处理效率和质量。

  UB Store财务RPA自动办公解决方案(包括发票识别/汇总/验真、会计凭证/纳税报表制作、税务申报、银行流水账单下载、回单批量识别等系列机器人),针对性解决财税人员关键痛点,致力于为企业降低成本,优化流程,提高效率。

  应用场景1:银行流水账单下载

  某公司在十多家银行开设了账户,财务人员每天需要登录各个银行的网银,下载前一日的银行流水单。人工手动登录网银下载银行账单占用了财务人员大量时间。

  应用UB Store银行流水账单自动下载机器人,机器人自动打开银行网址,读取存储在UiBot KeyBox中的银行账号、密码,自动运行,自动筛选日期,下载前一日的流水账单。

  应用场景2:银企对账

  财务共享中心的银企对账工作,通常需要针对十多家银行的近百个银行账号进行对账作业,重复繁琐,人工对账还存在疏漏风险。在应用RPA之前,这一切均需由人工操作完成。

  UB Store银企对账机器人,会自动登录银行网站下载电子对账单;自动查找银行账户的起始余额和报表号导入对账单到财务系统;通过将其与企业账单对比生成不平账单对账记录并邮件发送给相关人员,将结果记录到余额调节表。RPA的部署使公司的财务共享中心每天节约了大量的人工工时。

  应用场景3:发票识别与验真

  发票的识别、汇总、验真等操作常出现在企业的税务管理中,财务人员每日重复将大量发票中的代码、发票号、金额、开票日期等信息录入Excel表格中,并登陆增值税发票查验平台,逐条录入发票验证信息。人工操作耗时费力,且易出错。

  UB Store增值税发票识别机器人,能够自动识别各种格式的增值税发票信息,并对发票做汇总处理,同时还具备对接其他类型票证识别能力。机器人操作效率高,可将每月业务操作时间,由原来的300小时减少到7小时。发票识别率几乎100%。

  UB Store发票验真机器人则可基于发票票面信息自动校验发票真伪,同时可将增值税发票提交到国税总局查验平台进行验证和认证,并反馈和记录结果。在提高开票效率的同时避免人为输入错误的发生。

  应用场景4:会计凭证制作

  为了如实反映零售企业的经济业务,财务人员会按一定的程序填制和审核会计凭证,根据审核无误的会计凭证进行账簿登记。每到年关月尾,财务人员都会分类整理会计记账凭证,编制程序繁杂,耗时费力。

  UB Store自动制作会计凭证机器人,可自动读取银行回单、费用报销单等,并读取会计科目,建立会计凭证工作簿,实现会计凭证一键自动制作。简化会计凭证编制流程,释放财务人员人力。

  应用场景5:财务报表出具

  某投资公司,需要处理大量的财务报表,需要人工进入到不同的财务系统进行下载后导出到指定目录。月结期间,财务需要进入财务系统导出多个财务报表,操作机械且重复。财务报表数量大,需要专人耗费较长时间来进行下载、核对。

  UB Store财务报表自动导出机器人,自行完成数据汇总、合并抵消、邮件数据催收、系统数据导出及处理等工作,自动出具模板化的单体报表。UiBot机器人定期自动下载财务报表至指定目录,减少财务工作人员的工作量,提高了财务部门的工作效率。

  RPA机器人具有灵活的扩展能力和无侵入性,能够轻松集成在不同系统上,跨系统自动处理财务数据。不仅简化了财务操作流程,提高了数据处理效率和准确度,还可有效避免人为失误,规避业务流程中数据被人为篡改的风险。

  RPA给企业财务带来的益处

  据安永的调查显示,62%的财务高管“同意”或者“非常认同”财务流程自动化的进步将会对其未来12至24个月的业务产生影响。

  RPA为企业带来的回报是切实可见的。实践证明,RPA机器人能够在财务流程的效率、准确性、可靠性等方面带来诸多直接的好处。

  1、优化财务任务处理。RPA机器人能以高于人工的精确度,7×24小时保持高效工作,帮助财务人员减轻工作量,提高数据处理的效率与质量,优化分析水平。

  2、智能化财务管理。RPA机器人产品体系成熟,只需要几天便可开发完成简单的财务场景,并在数周内实现可用。此外,RPA能够对现有系统形成有效的自动补充,反馈回企业,优化如财务规划、资本规划等整体流程。

  3、释放人力创造力。RPA机器人可以完成包含海量数据、高频交易处理的财务管理任务,自动执行流程,帮助企业释放财务管理人力资源。

  4、节省不必要开支。RPA机器人通常可实现25%-30%的财务流程自动化,并可由此为企业节省约五六成的开支。

  5、防范财务风险。RPA机器人可自动进行财务对账,实现操作流程的可监控,执行结果全程可视化,并支持系统日志、流程执行、流程关键节点和操作截屏、操作全程录像,事后还可以查询和审计,帮助企业有效规避财务漏洞的风险。